Vedení účetnictví a daňové evidence Menu
info@uctujemeprovas.cz +420 608 782 494

Digitální archivace dokladů. Skončili jsme s papírováním.

S účtováním jsme začínali v době, kdy bylo ještě běžné předávat účetnímu štosy papírových dokladů v krabici. Ale časy se mění a technologie vyvíjejí. Jak tedy zpracováváme účetnictví v roce 2021?

1. Doklady přijímáme a zpracováváme digitálně.

Základním kamenem naší spolupráce je složka s veškerou účetní dokumentací, do které má přístup jak klient, tak i my. Úložiště je součástí služby Google Workspace u níž máme firemní účet Business Standard. Úkolem klienta je nahrávat doklady k zaúčtování do složky _Příchozí doklady. Obvykle jde o přijaté faktury ve formátu pdf, elektronické bankovní výpisy, případně exportní soubor vydaných faktur. Pokud má klient pouze papírovou verzi dokladu, může jej naskenovat či nafotit mobilem. Existuje řada aplikací určených pro telefony, které po nafocení automaticky ořežou snímek, zaostří a převedou do formátu pdf. Namátkou Microsoft Lens, Adobe Scan, CamScanner.

Klient nahrává doklady k zaúčtování do sdílené složky

2. Veškerá data sdílíme s klientem online.

Příchozí doklady roztřídíme a následně zpracujeme v účetních programech Pohoda nebo FlexiBee. Přičemž klientům nabízíme volitelně za příplatek dokonce i přímý přístup do svého účetnictví vedeného online ve Flexibee nebo na server Pohody. Tato možnost je určena pro náročné zákazníky, kteří chtějí mít úplný přehled o zpracování svých dokladů a většinou si v systému sami vystavují vydané faktury, párují bankovní platby, kontrolují nezaplacené pohledávky či závazky a další.
Po zpracování jsou doklady přesunuty k archivaci do složky _Zaúčtované doklady.

Každý měsíc také zasíláme klientům mail s přehledem odvedených prací a výkazů. Klient - zaměstnavatel - od nás obdrží zprávu s vygenerovanými výplatními listy zaměstnanců a příkazy k úhradě mezd, daně z příjmů a odvodů sociální a zdravotního pojištění. Klient - plátce DPH - od nás obdrží zprávu se sestaveným přiznáním k DPH, kontrolním hlášení a příkazem k úhradě DPH. Hlídáme samozřejmě i platby ostatních daní, zálohy silniční daně, zálohy daně z příjmů právnických osob atd. Všechny kopie výkazů také ukládáme do sdílené složky, viz bod. 3.

3. Reporting. Vždy aktuální přehledy hospodaření.

Průběžné měsíční výsledovky, pohledávky a závazky po splatnosti, soupiska pokladních pohybů. Veškerá daňová přiznání a výkazy účetní závěrky. Výkazy mzdové agendy. Každý měsíc pravidelně ukládáme nejnovější přehledy do sdílené složky. Ke všem těmto datům má přístup i klient, kdykoliv a odkudkoliv.

Sdílená složka účetnictví vzorové jednotky Novák sro

 

Chcete se dozvědět více o výhodách online sdíleného účetnictví? Napište nám nebo zavolejte.